Một kế hoạch mua xe cứu thương rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp bệnh viện, trạm y tế và các đơn vị y tế hạn chế phát sinh chi phí, lựa chọn đúng cấu hình và bảo đảm xe đáp ứng yêu cầu khai thác thực tế.

Xe cứu thương là phương tiện phục vụ trực tiếp cho công tác cấp cứu, vận chuyển người bệnh và đáp ứng các nhiệm vụ y tế khẩn cấp. Vì vậy, việc mua xe không chỉ đơn giản là lựa chọn một mẫu xe phù hợp mà cần được chuẩn bị từ nhu cầu sử dụng, nguồn kinh phí, cấu hình chuyên môn đến hồ sơ và phương án mua sắm.

Xác định rõ kế hoạch mua xe cứu thương

Đây là bước đầu tiên và cũng là cơ sở để xây dựng phương án mua xe.

Trước khi lựa chọn thương hiệu hay mẫu xe, đơn vị cần xác định xe sẽ được sử dụng cho mục đích nào: vận chuyển bệnh nhân thông thường, cấp cứu ngoại viện, chuyển tuyến, phục vụ trạm y tế hay thực hiện nhiều nhiệm vụ kết hợp. Cần xem xét một số yếu tố như:

• Số lượng bệnh nhân cần vận chuyển mỗi ngày.

• Quãng đường vận chuyển trung bình.

• Địa hình và điều kiện giao thông tại khu vực hoạt động.

• Số lượng nhân viên y tế đi cùng bệnh nhân.

• Nhu cầu trang bị thiết bị cấp cứu trên xe.

• Tần suất sử dụng xe trong ngày.

• Nhu cầu thay thế xe cũ hoặc bổ sung thêm phương tiện.

Đối với những đơn vị có tần suất vận chuyển bệnh nhân cao, việc lựa chọn xe có không gian khoang bệnh nhân rộng, vận hành ổn định và dễ bảo dưỡng sẽ có ý nghĩa lâu dài hơn việc chỉ quan tâm đến giá mua ban đầu.

Kế hoạch mua xe cứu thương cần lưu ý điều gì?

Kiểm tra nguồn kinh phí và dự toán ngân sách

Sau khi xác định nhu cầu, đơn vị cần làm rõ nguồn kinh phí dự kiến để mua xe.

Nguồn kinh phí có thể đến từ:

• Ngân sách nhà nước.

• Nguồn thu của đơn vị.

• Nguồn viện trợ, tài trợ.

• Các nguồn vốn hợp pháp khác.

Việc xác định ngân sách giúp đơn vị khoanh vùng phương án xe phù hợp, tránh xây dựng cấu hình vượt quá khả năng tài chính.

Khi lập dự toán, không nên chỉ tính giá của chiếc xe. Tổng chi phí có thể bao gồm phương tiện, trang thiết bị chuyên môn, đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm, vận chuyển và bảo dưỡng.

Xác định cấu hình và trang thiết bị chuyên môn

Xe cứu thương có hệ thống trang thiết bị và công năng khác với xe chở khách thông thường. Tùy nhu cầu sử dụng, đơn vị có thể lựa chọn các hạng mục như:

• Cáng vận chuyển, ghế nhân viên y tế.

• Bình oxy và giá đỡ bình oxy.

• Tủ hoặc khoang chứa thiết bị.

• Hệ thống đèn và còi ưu tiên.

• Các thiết bị y tế phục vụ cấp cứu.

Không phải bệnh viện hay trạm y tế nào cũng cần cấu hình giống nhau.

Trạm y tế chủ yếu vận chuyển bệnh nhân có thể sử dụng cấu hình cơ bản. Trong khi đó, bệnh viện thường xuyên cấp cứu, chuyển bệnh nhân nặng có thể cần trang bị chuyên sâu hơn.

Vì vậy, nên lập danh mục thiết bị theo nhu cầu thực tế trước khi yêu cầu báo giá. Điều này giúp đơn vị dễ dàng so sánh các phương án và kiểm soát chi phí.

Lựa chọn loại xe nền phù hợp

Việc lựa chọn xe nền cần dựa trên nhu cầu sử dụng, ngân sách và cấu hình xe.

Một số yếu tố nên xem xét gồm:

• Kích thước và không gian khoang bệnh nhân.

• Chiều cao và khả năng di chuyển của xe.

• Mức tiêu hao nhiên liệu.

• Khả năng vận hành trong điều kiện thực tế.

• Khả năng bảo dưỡng và cung cấp phụ tùng.

• Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.

Nếu xe thường xuyên hoạt động trong đô thị, kích thước và khả năng xoay trở có thể được ưu tiên. Với đơn vị phải di chuyển đường dài hoặc địa hình phức tạp, độ ổn định và khả năng vận hành cần được đặt lên hàng đầu.

Không nên lựa chọn xe chỉ dựa trên giá bán. Một phương án giá thấp nhưng không đáp ứng được nhu cầu chuyên môn hoặc có chi phí vận hành cao về sau chưa chắc là lựa chọn tiết kiệm.

Chuẩn bị hồ sơ và phương án mua sắm

Sau khi xác định nhu cầu, ngân sách, cấu hình và loại xe, đơn vị cần chuẩn bị hồ sơ mua sắm phù hợp với nguồn vốn và hình thức thực hiện. Hồ sơ cần làm rõ các nội dung chính:

• Nhu cầu và số lượng xe cần mua.

• Yêu cầu kỹ thuật của xe.

• Danh mục trang thiết bị.

• Dự toán và các điều kiện liên quan.

Thông số kỹ thuật nên được xây dựng dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, tránh đưa vào những yêu cầu không cần thiết. Yêu cầu càng rõ ràng thì việc đánh giá và so sánh các phương án cung cấp càng thuận lợi.

Đối với trường hợp phải thực hiện đấu thầu, cần bảo đảm nhu cầu sử dụng, dự toán, yêu cầu kỹ thuật và hồ sơ mời thầu có sự thống nhất với nhau.

So sánh báo giá và năng lực của đơn vị cung cấp

Giá xe là một tiêu chí quan trọng nhưng không phải tiêu chí duy nhất. Khi nhận báo giá, bệnh viện hoặc trạm y tế nên kiểm tra đầy đủ các nội dung: loại xe, năm sản xuất, xuất xứ, cấu hình, trang thiết bị, thời gian giao hàng, chính sách bảo hành và dịch vụ sau bán hàng.

Bên cạnh đó, năng lực của đơn vị cung cấp cũng cần được xem xét. Đơn vị có kinh nghiệm cung cấp xe cứu thương, khả năng cung cấp đầy đủ hồ sơ và hỗ trợ kỹ thuật sẽ giúp quá trình mua sắm và đưa xe vào sử dụng thuận lợi hơn.

Nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ từng hạng mục thay vì chỉ đưa ra một mức giá tổng. Điều này giúp đơn vị mua dễ dàng kiểm tra và so sánh giữa các phương án.

Kiểm tra xe trước khi bàn giao

Trước khi nghiệm thu và đưa vào sử dụng, cần kiểm tra xe thực tế so với hồ sơ và yêu cầu đã được thống nhất. Các nội dung cần kiểm tra có thể gồm:

• Thông tin và tình trạng xe.

• Ngoại thất, nội thất và khoang bệnh nhân.

• Hệ thống điện, điều hòa và đèn chiếu sáng.

• Hệ thống tín hiệu ưu tiên.

• Cá loại thiết bị và phụ kiện đi kèm.

• Số lượng, chủng loại trang thiết bị.

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng.

• Hồ sơ bảo hành và giấy tờ liên quan.

Việc kiểm tra kỹ trước khi nhận xe giúp phát hiện sớm những sai khác và hạn chế phát sinh vấn đề trong quá trình vận hành.

Ưu tiên phương án có dịch vụ sau bán hàng tốt

Xe cứu thương thường được sử dụng với tần suất cao và có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ sở y tế. Vì vậy, dịch vụ sau bán hàng cần được đưa vào tiêu chí đánh giá ngay từ đầu.

Đơn vị nên tìm hiểu thời gian bảo hành, phạm vi bảo hành, khả năng cung cấp phụ tùng, địa điểm bảo dưỡng và thời gian hỗ trợ kỹ thuật khi xe gặp sự cố.

Đối với xe hoạt động liên tục, việc phải dừng xe trong thời gian dài có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phục vụ bệnh nhân. Một nhà cung cấp có hệ thống hỗ trợ tốt sẽ giúp giảm thời gian xe phải nằm chờ sửa chữa.

Xây dựng kế hoạch sử dụng và bảo dưỡng sau khi mua

Mua được xe mới chưa phải là bước cuối cùng. Đơn vị cần có kế hoạch quản lý và bảo dưỡng phương tiện trong suốt quá trình sử dụng.

Nên phân công người phụ trách xe, theo dõi lịch bảo dưỡng, kiểm tra thiết bị chuyên môn và ghi nhận tình trạng phương tiện sau mỗi lần sử dụng.

Đặc biệt, các thiết bị y tế trên xe cần được kiểm tra định kỳ để bảo đảm luôn ở trạng thái sẵn sàng khi có nhiệm vụ cấp cứu hoặc vận chuyển bệnh nhân.

Việc xây dựng kế hoạch vận hành ngay từ đầu cũng giúp đơn vị kiểm soát tốt hơn chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa và thay thế vật tư.

Kết luận

Một kế hoạch mua xe cứu thương hiệu quả cần bắt đầu từ nhu cầu thực tế thay vì bắt đầu bằng việc chọn một mẫu xe cụ thể. Bệnh viện và trạm y tế nên lần lượt xác định nhu cầu sử dụng, nguồn kinh phí, cấu hình chuyên môn, loại xe, hồ sơ mua sắm, nhà cung cấp và phương án bảo hành sau bán hàng.

Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu không chỉ giúp đơn vị lựa chọn được chiếc xe phù hợp mà còn hạn chế phát sinh chi phí và những vấn đề trong quá trình sử dụng.

Nếu đang xây dựng kế hoạch mua xe cứu thương cho bệnh viện, trạm y tế hoặc đơn vị y tế, Kartenex có thể tư vấn phương án xe, cấu hình trang thiết bị và báo giá theo nhu cầu sử dụng thực tế, giúp đơn vị có cơ sở tham khảo trước khi triển khai mua sắm.